Zeenna – Zásady ochrany osobních údajů

1. Kdo jsme a kdy jsme správcem údajů

Provozovatelem služby Zeenna je mind the gap s.r.o., IČO 09821074, se sídlem Na Beránce 57/2, Dejvice, 160 00 Praha 6, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 343024 („Zeenna“, „my“ nebo „Poskytovatel“). V rozsahu, v jakém zpracováváme osobní údaje návštěvníků webu, obchodních kontaktů, zákaznických uživatelů a dalších osob pro vlastní účely, vystupujeme jako správce osobních údajů.

Pokud Zeenna zpracovává osobní údaje uchazečů o zaměstnání jménem klienta v rámci služby pre-screeningu, vystupuje zpravidla jako zpracovatel a klient jako správce. Takové zpracování se řídí smlouvou o zpracování osobních údajů (DPA) uzavřenou s klientem.

2. Jaké osobní údaje můžeme zpracovávat

Kontaktní a identifikační údaje obchodních kontaktů a uživatelů služby: jméno, příjmení, pracovní pozice, společnost, e-mail, telefon a související obchodní komunikace.
Údaje o smluvním a zákaznickém vztahu: objednávky, fakturační údaje, historie komunikace, podpora a využití služby.
Technické a provozní údaje: IP adresa, identifikátory zařízení/prohlížeče, logy, údaje o přihlášení, bezpečnostní události a údaje o používání webu či služby.
Údaje poskytnuté prostřednictvím kontaktních nebo registračních formulářů.
Údaje uchazečů zpracovávané pro klienta: kontaktní údaje, CV a pracovní informace, odpovědi z pre-screeningu, případné hlasové odpovědi a jejich přepis, strukturované výstupy a související provozní metadata – vždy podle konfigurace klienta a sjednaného rozsahu služby.

3. Účely a právní základy zpracování

Uzavření a plnění smlouvy, poskytování služby Zeenna, správa uživatelských účtů, zákaznická podpora a fakturace.
Ochrana služby, prevence zneužití, řízení přístupů, bezpečnostní monitoring a řešení incidentů – na základě oprávněného zájmu a/nebo smluvních a právních povinností.
Plnění právních, účetních, daňových a regulatorních povinností.
Obchodní komunikace s existujícími zákazníky a partnery v rozsahu dovoleném právními předpisy; ostatní marketing na základě souhlasu nebo jiného použitelného právního základu.
Cookies na webu: nezbytné cookies používáme pro základní funkčnost webu; marketingové nebo trackingové cookies nepoužíváme bez předchozího výslovného souhlasu uživatele.
Při zpracování kandidátních dat jménem klienta zpracovává Zeenna údaje pouze na doložené pokyny klienta, nestanoví samostatně účel náborového zpracování.

4. AI, pre-screening a lidské rozhodování

Zeenna používá AI pro podpůrné funkce pre-screeningu, zejména vedení konverzace, generování doplňujících otázek a sumarizaci odpovědí. Hodnoticí kritéria a pravidla jsou určována klientem. Zeenna není určena k tomu, aby sama činila konečné rozhodnutí o přijetí nebo odmítnutí uchazeče. Konečné rozhodnutí je na klientovi a jeho pověřené osobě.

Uchazeč je při interakci se systémem informován, že komunikuje s AI systémem. Podrobnosti jsou uvedeny v Návodu k použití AI systému Zeenna a v dokumentaci k vysvětlitelnosti rozhodovacího procesu.

5. Příjemci, dodavatelé a subzpracovatelé

K poskytování služby využíváme vybrané poskytovatele infrastruktury, komunikace, bezpečnosti, AI a dalších technických služeb. Přístup k osobním údajům mají pouze v nezbytném rozsahu a na základě odpovídajícího smluvního režimu. Aktuální seznam relevantních subdodavatelů bude zveřejněn na: https://talentiqa.eu.trust.site/

6. Předávání mimo EHP

Pokud zpracování zahrnuje předání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor, použijeme odpovídající mechanismus podle GDPR, zejména rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardní smluvní doložky Evropské komise nebo jinou přípustnou záruku. Konkrétní informace jsou dostupné v Trust Center nebo na vyžádání. Aktuálně vše zpracováváno v prostoru EHP.

7. Doba uchování

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro příslušný účel a podle právních, smluvních a bezpečnostních požadavků. Údaje obchodních a smluvních vztahů jsou uchovávány po dobu trvání vztahu a následně po dobu nutnou pro ochranu právních nároků a splnění zákonných povinností. Kandidátní data zpracovávaná pro klienta jsou uchovávána podle pokynů klienta, nastavení služby a DPA; po skončení služby budou vrácena/exportována nebo odstraněna podle sjednaného postupu, pokud další uchování nevyžaduje právo.

8. Bezpečnost osobních údajů

řízení přístupů podle need-to-know a least privilege;
vícefaktorové ověřování a SSO tam, kde je to relevantní;
logování a monitoring kritických systémů;
řízení zranitelností a bezpečnostních incidentů;
zálohování, business continuity a disaster recovery procesy;
řízení rizik dodavatelů a bezpečný vývoj a change management.

Konkrétní technické a organizační opatření mohou být klientovi poskytnuta v rámci security due diligence podle smluvního a NDA režimu.

9. Vaše práva

právo na přístup k osobním údajům;
právo na opravu nepřesných údajů;
právo na výmaz, pokud jsou splněny zákonné podmínky;
právo na omezení zpracování;
právo na přenositelnost, je-li použitelné;
právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;
právo odvolat souhlas, pokud je zpracování na souhlasu založeno;
právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Pokud se žádost týká kandidátních údajů, které Zeenna zpracovává pouze jménem konkrétního zaměstnavatele, může být žadatel odkázán na tohoto zaměstnavatele jako správce.

10. Cookies a webová analytika

Web Zeenna.ai používá při první návštěvě cookie banner. V souladu s principem minimalizace dat používáme bez souhlasu pouze nezbytné cookies, které jsou nutné pro základní funkčnost, bezpečnost a správné fungování webu. Marketingové nebo trackingové cookies nepoužíváme bez předchozího výslovného souhlasu uživatele (opt-in).

Nezbytné cookies: Tyto cookies jsou potřebné k provozu webu a jeho základních funkcí. Proto se aktivují bez volitelného souhlasu v rozsahu dovoleném právními předpisy.

Volitelné cookies: Pokud bychom používali analytické, marketingové nebo jiné trackingové cookies, budou aktivovány až po aktivním udělení souhlasu prostřednictvím cookie banneru. Neudělení souhlasu nesmí bránit používání základních funkcí webu.

Správa souhlasu: Uživatel musí mít možnost svůj souhlas kdykoli změnit nebo odvolat stejně snadno, jako jej udělil na stránce Zeenna.ai.

Právní základ: U nezbytných cookies se souhlas nevyžaduje, pokud jsou skutečně nezbytné pro poskytování uživatelem požadované služby. U volitelných cookies je právním základem předchozí souhlas uživatele, pokud právní předpisy neumožňují jiný režim.

11. Kontakt

Dotazy k ochraně osobních údajů a uplatnění práv zasílejte na: info@zeenna.ai. Provozovatel: mind the gap s.r.o., IČO 09821074, se sídlem Na Beránce 57/2, Dejvice, 160 00 Praha 6, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 343024.

12. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme aktualizovat zejména v návaznosti na změny služby, právních předpisů nebo způsobů zpracování. Aktuální verze bude vždy zveřejněna na webu Zeenna s uvedením data účinnosti.