Zeenna – Obchodní podmínky

I. ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ

  1. Zeenna je cloudová softwarová služba (SaaS) určená pro podporu první fáze náboru, zejména automatizovaný kontakt s kandidátem, pre-screening, strukturování odpovědí, podpůrné hodnocení, reporting, plánování dalšího kroku a integraci s ATS nebo jinými systémy Klienta.
  2. Provozovatelem Zeenna je mind the gap s.r.o., IČO 09821074, se sídlem Na Beránce 57/2, Dejvice, 160 00 Praha 6, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 343024 („Poskytovatel“, „my“).
  3. Klientem je právnická osoba nebo podnikající fyzická osoba, která používá Zeenna na základě objednávky, order formu nebo jiné smlouvy s Poskytovatelem („Klient“, „vy“).
  4. Konkrétní Smlouva nebo Objednávka má přednost před těmito Obchodními podmínkami v rozsahu případného rozporu.
  5. Služby Zeenna nepředstavují zprostředkování zaměstnání. Zeenna je nástroj podpory náborového procesu; konečné personální rozhodnutí činí Klient.

II. DEFINICE

  • „Služba“ znamená službu Zeenna v rozsahu sjednaném ve Smlouvě.
  • „Zeenna Activate“ nebo „Implementation Fee“ znamená jednorázový poplatek za aktivaci, konfiguraci, integraci, testování a onboarding podle sjednaného rozsahu.
  • „Platform Fee“ nebo „Subscription Fee“ znamená opakovaný licenční/poplatkový závazek za přístup ke službě a sjednaný rozsah funkcí.
  • „Included Volume“ znamená počet dokončených pre-screeningů (tzv. AI usage) zahrnutých v ceně za sjednané období.
  • „Completed Pre-screening“ znamená pre-screening dokončený v rozsahu definovaném ve Smlouvě nebo produktové dokumentaci.
  • „Overage“ znamená každý dokončený pre-screening nad sjednaný objem AI usage spojených s pre-screeningem.
  • „Overage Fee“ znamená cenu za jeden Overage uvedenou ve Smlouvě nebo Objednávce.
  • „Add-ons“ znamenají doplňkové funkce, integrace, kanály nebo služby sjednané nad rámec standardního rozsahu.

III. POSKYTOVÁNÍ SLUŽEB

  1. Poskytovatel poskytne Služby v rozsahu sjednaném ve Smlouvě a po dobu jejího trvání.
  2. Aktivace probíhá prostřednictvím Zeenna Activate. Klient poskytne potřebnou součinnost, zejména přístupy, technické informace, schválení workflow, bezpečnostní podklady a účast na testování a školení.
  3. Služba může být dostupná prostřednictvím uživatelského rozhraní, API a sjednaných integrací.
  4. Poskytovatel může službu průběžně aktualizovat a zlepšovat. Změna nesmí bez přiměřené náhrady odstranit podstatnou funkcionalitu výslovně sjednanou ve Smlouvě.
  5. Plánovaná údržba a servisní zásahy mohou dočasně omezit dostupnost. Konkrétní SLA se použije pouze, pokud je sjednáno ve Smlouvě.

IV. OBJEM, OVERAGE A KONTINUITA SLUŽBY

  1. Smlouva může obsahovat Included Volume pro příslušné období.
  2. Po vyčerpání Included Volume se služba automaticky nevypíná pouze z důvodu překročení objemu. Každý další Completed Pre-screening je účtován jako Overage za Overage Fee sjednaný ve Smlouvě nebo Objednávce.
  3. Není-li ve Smlouvě uvedeno jinak, Overage se vyúčtuje zpětně podle skutečné spotřeby v pravidelném fakturačním intervalu.
  4. Pokud skutečná spotřeba dlouhodobě nebo významně převyšuje sjednaný objem, mohou strany dohodnout přechod na vyšší licenční nebo objemový tier. Taková změna se provede písemnou dohodou nebo akceptovanou objednávkou.
  5. Pro interní cenotvorbu Zeenna je standardní orientační rámec Overage pro klienty 2EUR za jeden dokončený pre-screening; závazná sazba pro konkrétního Klienta je však vždy sazba uvedená ve Smlouvě/Objednávce.

V. LICENCE, API A POVOLENÉ UŽITÍ

  1. Poskytovatel poskytuje Klientovi po dobu Smlouvy nevýhradní, nepřevoditelné a omezené právo používat Zeenna pro sjednané obchodní účely.
  2. Klient může umožnit používání svým oprávněným zaměstnancům a spolupracovníkům. Přeprodej, embedded/OEM, white-label nebo poskytování služby třetím osobám je dovoleno pouze, pokud je výslovně sjednáno.
  3. Je-li sjednáno API, Poskytovatel poskytne přístupové údaje a standardní technickou dokumentaci. Klient nesmí API zneužít, obcházet bezpečnostní omezení ani provádět reverzní inženýrství služby.
  4. Reference a použití loga druhé strany vyžadují předchozí souhlas, není-li ve Smlouvě sjednáno jinak.

VI. CENA A PLATEBNÍ PODMÍNKY

  1. Klient hradí ceny uvedené ve Smlouvě nebo Objednávce. Ceny jsou bez DPH.
  2. Zeenna Activate / Implementation Fee může být fakturován před zahájením implementace.
  3. Platform Fee / Subscription Fee se fakturuje způsobem a za období uvedené ve Smlouvě; není-li uvedeno jinak, může být fakturován předem.
  4. Overage Fee se účtuje podle článku IV.
  5. Custom development, nestandardní integrace, změnové požadavky, další ATS, nové země/brand workflow, nestandardní SLA a další služby mimo sjednaný standard se účtují samostatně.
  6. Splatnost faktur je 14 dnů, není-li ve Smlouvě sjednáno jinak.
  7. Poskytovatel může jednou ročně upravit cenu o objektivní index vývoje cen IT služeb, pokud je mechanismus a příslušný index uveden ve Smlouvě nebo oznámen podle těchto Podmínek.

VII. AI, OBSAH A ODPOVĚDNOST KLIENTA ZA NÁBOROVÉ NASTAVENÍ

  1. Zeenna používá AI pro podpůrné a konverzační funkce. Klient odpovídá za účel náboru, kritéria, obsah znalostní báze a zákonnost otázek a pravidel, která do systému vloží nebo schválí.
  2. Klient nesmí vědomě zadávat diskriminační požadavky, nezákonná kritéria ani zvláštní kategorie osobních údajů, pokud pro jejich zpracování nemá odpovídající právní základ a takové zpracování není s Poskytovatelem výslovně sjednáno.
  3. Výstupy AI jsou nástrojem podpory. Klient zajistí lidský dohled a finální rozhodnutí učiní oprávněná osoba.
  4. Klient nesmí službu používat k protiprávní činnosti, obcházení bezpečnostních opatření, neoprávněnému přístupu nebo šíření nezákonného obsahu.

VIII. OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ A BEZPEČNOST

  1. Při zpracování kandidátních osobních údajů jménem Klienta vystupuje Poskytovatel jako zpracovatel a Klient jako správce, pokud konkrétní zpracování neurčuje jinak právní režim.
  2. Zpracování se řídí DPA uvedenou v Příloze 1 a případnými dalšími smluvními bezpečnostními podmínkami.
  3. Poskytovatel udržuje přiměřená technická a organizační opatření v oblasti řízení přístupů, monitoringu, incident managementu, risk managementu, business continuity a bezpečného vývoje.
  4. Aktuální informace o subdodavatelích budou dostupné na https://talentiqa.eu.trust.site/ .

IX. DUŠEVNÍ VLASTNICTVÍ A DATA

  1. Veškerá práva k Zeenna, jejímu softwaru, dokumentaci, workflow komponentám a know-how zůstávají Poskytovateli nebo příslušnému poskytovateli licence.
  2. Klient si ponechává práva a odpovědnost k datům a obsahu, které do Zeenna poskytne. Osobní údaje nejsou v těchto Podmínkách označovány jako „vlastnictví“ Klienta; jejich zpracování se řídí GDPR a příslušnými rolemi správce a zpracovatele.
  3. Poskytovatel může používat agregované a skutečně anonymizované statistické údaje, které neumožňují identifikaci Klienta ani fyzické osoby, pro provozní analytiku a zlepšování služby, pokud není ve Smlouvě sjednáno jinak.

X. PODPORA, BEZPEČNOSTNÍ INCIDENTY A BUSINESS CONTINUITY

  1. Poskytovatel poskytuje standardní podporu a případné rozšířené SLA podle sjednaného balíčku.
  2. Bezpečnostní incidenty a porušení zabezpečení osobních údajů budou řešeny podle interních procesů a DPA.
  3. Zálohy a disaster recovery mechanismy slouží k provozní odolnosti služby; Zeenna není bez výslovného ujednání dlouhodobým archivačním systémem Klienta.

XI. ODPOVĚDNOST

Doporučené právní znění k finalizaci s advokátem: odpovědnost Poskytovatele se omezuje na přímou předvídatelnou škodu a na celkovou částku poplatků uhrazených nebo splatných za Služby za 12 měsíců předcházejících události, která nárok založila. Omezení se nepoužije tam, kde jej právní předpis nepřipouští, zejména při úmyslu nebo v dalších zákonem stanovených případech. Smlouva může pro regulated klienty sjednat odlišný limit.

XII. TRVÁNÍ, OBNOVA A UKONČENÍ

  1. Smlouva se uzavírá na dobu uvedenou ve Smlouvě. Automatické prodloužení se použije pouze, je-li sjednáno nebo stanoveno ve Smlouvě.
  2. Strana může ukončit Smlouvu z důvodu podstatného porušení, které druhá strana nenapraví v přiměřené lhůtě po písemné výzvě, pokud náprava je možná.
  3. Poskytovatel může dočasně pozastavit službu při nezaplacení, závažném bezpečnostním riziku nebo protiprávním užití, pokud je to přiměřené situaci.
  4. Po skončení Smlouvy Poskytovatel umožní export dat v dohodnuté lhůtě a následně data odstraní podle DPA, retenčních povinností a technických procesů.

XIII. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

  1. Poskytovatel může Podmínky změnit z objektivních důvodů, zejména při změně služby, práva, bezpečnostních požadavků nebo obchodního modelu. Materiální změny oznámí alespoň 30 dnů před účinností, není-li nutná kratší lhůta z právních nebo bezpečnostních důvodů.
  2. Podmínky a Smlouva se řídí právem České republiky.
  3. Spory budou řešeny věcně a místně příslušnými soudy České republiky; konkrétní prorogaci lze sjednat ve Smlouvě.
  4. Účinnost: 1.9.2026 .

PŘÍLOHA 1 – SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ (DPA)

1. Role a předmět

Pokud Poskytovatel zpracovává osobní údaje uchazečů nebo jiné osobní údaje jménem Klienta při poskytování Zeenna, Klient je správcem a Poskytovatel zpracovatelem podle čl. 28 GDPR. Předmětem je zpracování po dobu poskytování Služeb za účelem provozu sjednaného pre-screeningu, integrací, reportingu, podpory a dalších funkcí výslovně sjednaných ve Smlouvě.

2. Kategorie subjektů a údajů

  • uchazeči o zaměstnání a případně zaměstnanci či uživatelé Klienta;
  • identifikační a kontaktní údaje;
  • CV, pracovní a kvalifikační informace;
  • odpovědi z pre-screeningu, případné hlasové odpovědi a transkripty;
  • hodnoticí kritéria, skóre a strukturované reporty;
  • technické, auditní a provozní metadata.

3. Pokyny a důvěrnost

Poskytovatel zpracovává osobní údaje pouze na doložené pokyny Klienta, včetně pokynů obsažených ve Smlouvě a standardní konfiguraci služby. Osoby oprávněné zpracovávat data jsou vázány mlčenlivostí.

4. Subdodavatelé

Klient uděluje obecné písemné oprávnění k zapojení subdodavatelů uvedených v aktuálním seznamu. Poskytovatel Klienta informuje o zamýšlených podstatných změnách tak, aby Klient mohl z legitimních důvodů vznést námitku. Na subdodavatele budou přeneseny odpovídající povinnosti ochrany údajů.

5. Bezpečnost a incidenty

Poskytovatel zavede a udržuje přiměřená technická a organizační opatření s ohledem na rizika zpracování. Porušení zabezpečení osobních údajů týkající se údajů Klienta oznámí Klientovi bez zbytečného odkladu po zjištění a poskytne dostupné informace potřebné pro splnění povinností podle GDPR.

6. Součinnost

Poskytovatel poskytne přiměřenou součinnost při žádostech subjektů údajů, zabezpečení, hlášení incidentů, DPIA a konzultaci s dozorovým úřadem v rozsahu vyžadovaném GDPR a s ohledem na povahu zpracování a informace dostupné Poskytovateli.

7. Audity a evidence

Poskytovatel poskytne informace potřebné k doložení souladu s čl. 28 GDPR. Audit na místě se provádí přiměřeně, po předchozím oznámení a za podmínek chránících důvěrnost a bezpečnost ostatních zákazníků; přednostně lze použít nezávislé auditní reporty, certifikace a standardizované security evidence.

8. Mezinárodní přenosy

Přenos osobních údajů do třetí země proběhne pouze na základě právně přípustného mechanismu podle GDPR a v souladu s dokumentovanými pokyny Klienta. Veškerá data jsou v EU.

9. Ukončení a výmaz/vrácení

Po skončení Služeb Poskytovatel podle volby a sjednaného procesu umožní vrácení/export osobních údajů a následně je odstraní, včetně kopií, s výjimkou údajů, jejichž další uchování vyžaduje právo. Záložní kopie mohou být odstraněny v rámci standardního rotačního cyklu, přičemž do té doby zůstávají chráněny.

10. Vlastní zpracování Poskytovatele

Pokud Poskytovatel zpracovává některé údaje pro vlastní samostatný účel, například vlastní bezpečnostní logy požadované právem nebo dobrovolnou zpětnou vazbu, činí tak jako samostatný správce pouze v rozsahu, v jakém pro takové zpracování existuje vlastní právní základ a informační povinnost.